Die App ist zur Koordination von Hilfskräften für Initiativen und Projekten gedacht.
Es werden keine Daten der angemeldeten Teilnehmer gespeichert. Lediglich die Mailadresse und das Passwort sind nötig, um die App zu nutzen. Darüber hinaus werden die Teilnahmezeiten zur Verwaltung gespeichert. Optional können weitere Daten angegeben werden.
Die Funktionsweise
Die Registrierung
Jeder Helfer kann sich kostenfrei registrieren. Dieser wird erst dann aktiviert, wenn er sich persönlich vorgestellt hat. Er bekommt nach der Registrierung eine Bestätigungs-Nachricht per Mail. Darin sind Kontaktformulare zur Terminfindung für eine Aktivierung enthalten. Nachdem ein passender Termin gefunden wurde, treffen sich der Helfer und der zuständige Koordinator an einem zuvor beschlossenen Ort.
Die Anmeldung
Ist ein Helfer registriert, hat er Zugriff auf die verfügbaren Projekte mit offenen Einsatzstellen. Er kann sich bei allen eintragen, die er selbst möchte. Es sind keine Zeitüberschneidungen möglich, so dass ein Interessent sich zu einem Zeitpunkt nur an einer Stelle eintragen kann. Hat er sich zu einem Zeitpunkt bereits eingeschrieben, wird dieser angezeigt. Der Helfer kann manuell zustimmen, dass er beide schafft oder den Termin stornieren und den Neuen setzen oder keinen neuen Termin anlegen.
Die Daten
Natürlich müssen Daten aufgenommen werden, um diese zu verarbeiten. Jedoch werden diese Daten nach Beendigung des Projektes gelöscht, kann jeder Teilnehmer jederzeit das Löschen seiner Daten beantragen.
Die gespeicherten Interaktionsdaten aller Helfer werden aus dem Grund gespeichert, um alle aktiven Helfer gut verteilen zu können.
Optionale Konfigurationen
In den Nutzereinstellungen kann eine beliebte Zeitspende angegeben werden. Diese gibt an, wie viel Zeit der Koordinator für den Benutzer einplanen soll. Je mehr Zeit ein Nutzer hat, umso öfter wird dieser fest eingeplant, wenn es benötigt wird.
Anonymitäten: zum konfigurieren der Berechtigungen die Benutzerdaten zu sehen. Koordinator, Helfer der eigenen Projekte, Helfer aller Projekte
Die Funktion
- Für ein Projekt können mehrere Helfer eingeplant werden. Die maximale Anzahl richtet sich dann danach wie viele Helfer verfügbar sind, überschreitet jedoch nicht den maximalen Wert.
- Der interne Algorithmus wählt die-/denjenigen aus, die/der nicht bereits vorher schon einmal zugeteilt wurde/n. So werden die Aufgaben auf alle zugeteilt die sich angemeldet haben. Die feste Einplanung findet immer eine Woche vor dem geplanten Datum. Es wird aus allen bestehenden Daten die Zuteilung der Verantwortlichkeiten festgelegt. So, dass die Effektivzeit jedes Helfers seiner individuellen Zeitspende entspricht.
- Die zugeteilten Helfer müssen vor und nach ihrer Arbeit in der App ein kurzes Formular ausfüllen, um eine Dokumentation des Anfangszustandes zu erstellen und eine Bestätigung des Abschlusses abzusenden. Daraus geht dann hervor, dass alles getan wurde. Der nächste Pfleger bewertet dann später die Arbeit des Vorgängers und kann notfalls visuelle Nachweise hochladen.
- Dazu kommt, dass die App es ermöglicht Nachrichten zu senden und Benachrichtigungen zu senden. Wenn ein Helfer seiner Pflichten nicht nachkommen kann, muss er nur in der App so früh wie möglich dieses angeben. Daraufhin wird der nächstmögliche Helfer informiert oder in dringenden/kurzfristigen Fällen eine Rundnachricht an alle anderen Helfer gesendet.
- Wird ein Helfer durch mehrere Verstöße aus der Gruppe ausgeschlossen, wird dieser für eine Karenzzeit gesperrt. Eine Sperrung geschieht nur durch den zuständigen Koordinator. Dieser hat Überblick über die individuellen Interaktionsdaten und die Zuverlässigkeit des Helfers. Ist dieser Helfer anonym, werden dem Koordinator keine Daten des Helfer angezeigt und dieser muss selbst entscheiden, wie er mit dem Sachverhalt umgeht. Ist der Helfer nicht anonym, kann der Koordinator per Mail/Telefon Kontakt mit dem Helfer aufnehmen, um eine Lösung zu finden.
Die Absage
Wie immer kommt es irgendwann einmal vor, dass das Leben dazwischen kommt. In diesem Fall kann der Helfer seinen Termin absagen. Absagen werden notiert haben aber nur Auswirkungen, wenn dies zur Regelmäßigkeit wird.
Das Abmelden
Das gänzliche Abmelden aus einem Projekt kann jederzeit stattfinden, ist aber erst nach Ende der festen Einplanung gültig.
Löschen der eigenen Daten
Durch Beantragung können alle Daten gelöscht werden.
Die Projektkoordinatoren
Diese Menschen sind registrierte Helfer, die von der Projektleitung zugewiesen werden. Sie sind für die Prüfung und Pflege des Projektes zuständig. Sie treffen nötige Entscheidungen, kontaktieren die Helfer oder die Projektleitung der Stiftung, erteilen Freigaben und Sperrungen, haben als einziger Verantwortlicher Einblick in die Interaktionsdaten der eigenen Projekte. Ein Koordinator kann sich für mehrere Projekte einsetzen und es können für ein Projekt mehrere Koordinatoren existieren.
Sind mehrere Koordinatoren für ein Projekt verfügbar, können diese sich untereinander einigen wie die Schichteinteilung ist oder überlassen dies dem Algorithmus. Dieser funktioniert identisch zu der Zeitplanverteilung für die Helfer.
Ein Helfer, der bereits Koordinator bei einem Projekt ist, kann sein übrige verfügbare Arbeitszeit auch in anderen Projekten einplanen. Also kann er auch dort als Helfer agieren oder als Koordinator fungieren.